Vystavit fakturu neznamená jen napsat částku a číslo účtu. Rozsah potřebných údajů závisí především na tom, zda dodavatel vede účetnictví, zda je plátcem DPH a komu plnění poskytuje. Jiná pravidla se mohou uplatnit také u záloh, osvobozených plnění nebo fakturace zahraničnímu zákazníkovi.
Běžná faktura by měla jednoznačně určit dodavatele, odběratele, dodané zboží či službu, cenu, číslo dokladu a rozhodné datum. Plátce DPH doplňuje náležitosti daňového dokladu včetně základu daně, sazby a částky DPH. Neplátce českou DPH nevyčísluje, ale u přeshraničních obchodů musí prověřit zvláštní pravidla.
Faktura, účetní doklad a daňový doklad nejsou totéž
České předpisy nepoužívají „fakturu“ jako jednotný druh dokladu se stejnými náležitostmi pro každého podnikatele. V praxi může faktura současně představovat:
- obchodní dokument a výzvu k zaplacení,
- účetní doklad podle zákona o účetnictví,
- daňový doklad podle zákona o DPH,
- případně všechny uvedené dokumenty současně.
Účetní doklad musí umožnit určit obsah účetního případu a jeho účastníky, částku nebo jednotkovou cenu a množství, okamžik vyhotovení a případně odlišný okamžik uskutečnění účetního případu. Zákon o účetnictví počítá také s podpisovými záznamy osob odpovědných za účetní případ a jeho zaúčtování. Nemusí však jít o ručně naskenované podpisy vytištěné na každém PDF; odpovědnost lze zachytit v účetním systému a souvisejících záznamech. ([financnisprava.gov.cz](https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/ucetnictvi/obecne-informace?utm_source=openai))
Podnikatel, který vede pouze daňovou evidenci a není účetní jednotkou, neposuzuje svůj vystavený dokument automaticky jako účetní doklad podle zákona o účetnictví. Stále však potřebuje průkazný doklad o příjmu, dodaném plnění a pohledávce.
Základní údaje na běžné české faktuře
Bez ohledu na režim DPH je vhodné na faktuře uvést následující údaje.
Identifikace dodavatele
Uveďte zejména:
- obchodní firmu, název nebo jméno a příjmení,
- adresu sídla,
- IČO, bylo-li přiděleno,
- DIČ, pokud je pro daný doklad relevantní,
- údaj o zápisu ve veřejném rejstříku, jestliže se na podnikatele vztahuje.
IČO a DIČ nejsou zaměnitelné údaje. IČO identifikuje podnikatele, zatímco DIČ používá správce daně. U plátce DPH má DIČ význam také jako povinný údaj daňového dokladu.
Identifikace odběratele
U firmy nebo podnikající fyzické osoby zpravidla doplňte název či jméno, adresu sídla, IČO a případně DIČ. Údaje před vystavením ověřte podle objednávky, smlouvy nebo příslušného veřejného registru. Zvláštní pozornost věnujte zahraničnímu DIČ pro účely DPH.
Jedinečné číslo dokladu
Každá faktura by měla mít jednoznačné číslo. Číselná řada může obsahovat rok, měsíc nebo označení provozovny, musí však umožnit spolehlivé dohledání dokladu. Vydanou fakturu nemažte ani bez vysvětlení nepřepisujte. Chybu opravte navazujícím opravným dokladem nebo jiným průkazným postupem.
Popis dodaného plnění
Z faktury musí být patrné, co zákazník obdržel. Místo obecného textu „služby dle dohody“ je vhodnější například:
- „Správa webových stránek za září 2026 – měsíční paušál“,
- „Grafické zpracování produktového katalogu dle objednávky č. 48/2026“,
- „Notebook, model XY, 2 kusy“.
U zboží uveďte druh a množství, u služby její rozsah nebo povahu. Odkaz na smlouvu či objednávku může popis doplnit, neměl by však zakrývat, za co se fakturuje.
Cena a měna
Uveďte jednotkovou cenu, počet jednotek a celkovou částku. Pokud fakturujete v cizí měně, označte ji jednoznačným kódem, například EUR nebo USD. Plátce DPH musí u tuzemského plnění dodržet také pravidla pro vyčíslení základu daně a daně v české měně.
Rozhodná data
Na faktuře rozlišujte zejména:
- datum vystavení,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění neboli DUZP, pokud se uplatňuje,
- datum přijetí úplaty, pokud zakládá povinnost přiznat daň,
- datum splatnosti.
Datum splatnosti je především obchodní údaj vycházející ze smlouvy nebo dohody. Není totožné s datem vystavení ani s DUZP.
Platební údaje
Číslo účtu, variabilní symbol, QR kód nebo informace o způsobu úhrady zpravidla nejsou univerzální zákonnou náležitostí každé faktury. Prakticky jsou ale zásadní, má-li doklad současně sloužit jako výzva k zaplacení.
Jak vystavuje fakturu neplátce DPH
Neplátce DPH u běžného tuzemského plnění neuvádí sazbu ani částku české DPH. Fakturovaná cena je konečnou částkou, nikoliv součtem základu daně a DPH.
Na doklad lze přidat sdělení:
- „Nejsem plátce DPH.“
Tato věta pomáhá odběrateli při zpracování faktury, sama však nenahrazuje identifikaci stran, popis plnění, cenu a rozhodná data.
Pozor na rozdíl mezi plátcem DPH a identifikovanou osobou. Podnikatel se může stát identifikovanou osobou například kvůli některým přeshraničním službám, aniž by začal účtovat českou DPH ze všech tuzemských dodávek. Tuzemskou fakturu proto nelze vystavit s DPH pouze na základě toho, že má podnikatel přidělené DIČ.
Co musí navíc uvést plátce DPH
Plátce při vystavení daňového dokladu doplňuje údaje požadované zákonem o DPH. U běžného dokladu jde zejména o:
- označení dodavatele a odběratele včetně jejich daňových identifikačních čísel, jsou-li pro plnění vyžadována,
- evidenční číslo daňového dokladu,
- rozsah a předmět plnění,
- datum vystavení,
- DUZP nebo den přijetí úplaty, pokud se liší od data vystavení,
- jednotkovou cenu bez daně a případnou slevu, není-li již v ceně zahrnuta,
- základ daně,
- sazbu DPH,
- výši daně v české měně.
Podle konkrétního režimu může být nutná také slovní doložka, například „daň odvede zákazník“, informace o osvobození od daně nebo označení zvláštního režimu. Takové texty nepřidávejte mechanicky. Musí odpovídat skutečnému daňovému režimu obchodu.
Zákon o DPH pracuje rovněž se zjednodušenými daňovými doklady a zvláštními dokumenty, jako jsou splátkové nebo platební kalendáře. Z existence těchto výjimek ale nevyplývá, že lze každou standardní fakturu vystavit bez identifikace odběratele. Finanční správa shrnuje pravidla daňových dokladů v rámci úpravy § 26 a následujících zákona o DPH. ([financnisprava.gov.cz](https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/informace-stanoviska-a-sdeleni/danove-doklady?utm_source=openai))
Tuzemská sazba DPH se neurčuje podle fakturační šablony
Plátce musí sazbu DPH určit podle konkrétního zboží nebo služby. Nelze automaticky použít sazbu, kterou nabízí fakturační program jako výchozí. Software nepozná vždy správně například osvobozené plnění, zvláštní režim nebo situaci, kdy daň přiznává odběratel.
Pokud je plnění částečně hrazeno předem, může přijetí zálohy ovlivnit okamžik vzniku povinnosti přiznat daň a vyžadovat vystavení daňového dokladu k přijaté platbě. Konečné vyúčtování pak musí zohlednit již uhrazenou částku a odpovídající daň.
Fakturace do zahraničí vyžaduje posouzení konkrétního obchodu
U zahraničního zákazníka nestačí změnit měnu a přeložit názvy položek. Nejdříve je potřeba určit:
- zda odběratel jedná jako podnikatel, nebo spotřebitel,
- ve kterém státě má sídlo či provozovnu,
- kde se podle pravidel DPH nachází místo plnění,
- kdo má povinnost přiznat daň,
- zda dodavateli nevzniká registrační nebo vykazovací povinnost.
U některých služeb poskytnutých podnikateli v jiném členském státě EU přiznává daň zákazník. Český dodavatel pak zpravidla nevykazuje českou DPH a na doklad uvádí odpovídající informaci o přenesení daňové povinnosti. Výsledek však závisí na druhu služby, postavení zákazníka a místu plnění.
Odlišná pravidla mohou platit pro služby související s nemovitostí, vstup na kulturní či vzdělávací akce, elektronicky poskytované služby nebo prodej zboží spotřebitelům. Univerzální text „reverse charge“ proto není bezpečnou náhradou za posouzení obchodu.
Může být faktura zaslána jako PDF?
Daňový doklad může mít listinnou i elektronickou podobu. PDF zaslané e-mailem může být elektronickým daňovým dokladem, pokud s jeho použitím odběratel souhlasí. Souhlas nemusí mít nutně podobu samostatné podepsané listiny; v praxi může vyplývat také ze zavedeného způsobu spolupráce a přijetí dokladu.
Po celou dobu uchovávání musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu. Samotný kvalifikovaný elektronický podpis není jedinou možnou cestou. Průkaznost může podporovat také návaznost na objednávku, smlouvu, dodací protokol, platbu a záznamy ve fakturačním či účetním systému. ([financnisprava.gov.cz](https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-seznam-dani/2013_Informace_GFR_k_fakturaci.PDF?utm_source=openai))
Jak dlouho faktury uchovávat
Účetní doklady se standardně uchovávají pět let, počítáno od konce účetního období, kterého se týkají. Pro daňové doklady podle zákona o DPH platí vlastní archivační režim; u plátců jde obecně o deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Dokument proto nemažte jen proto, že byl zaplacen. Spolu s fakturou je vhodné uchovat také objednávku, smlouvu, doklad o dodání, komunikaci o převzetí a bankovní záznam. U elektronického archivu pravidelně kontrolujte zálohování a možnost dokumenty zobrazit v čitelné podobě. ([financnisprava.gov.cz](https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/ucetnictvi/obecne-informace?utm_source=openai))
Nejčastější chyby při vystavování faktur
Podnikatelé by si měli dát pozor především na:
- záměnu data vystavení, DUZP a data splatnosti,
- chybné nebo duplicitní číslo faktury,
- nesprávné údaje odběratele,
- příliš obecný popis služby,
- automatické vyčíslení DPH neplátcem,
- nesprávnou sazbu DPH,
- použití režimu přenesení daňové povinnosti bez ověření podmínek,
- tiché přepsání již odeslaného dokladu,
- chybějící návaznost faktury na objednávku a skutečné dodání,
- záměnu faktury, účtenky a zjednodušeného daňového dokladu.
Před odesláním vždy zkontrolujte identitu zákazníka, fakturované položky, celkovou částku, daňový režim, splatnost a účet určený k platbě. U zahraničního obchodu, neobvyklého plnění nebo pochybností o DPH je vhodné režim ověřit s daňovým poradcem či účetním ještě před vystavením dokladu.
Zdroje
- Finanční správa ČR – Obecné informace k účetnictví, účetním dokladům a jejich úschově — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/ucetnictvi/obecne-informace
- Generální finanční ředitelství – Nejčastější dotazy k pravidlům fakturace — https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-seznam-dani/2013_Fakturace-dotazy_na_web.PDF
- Generální finanční ředitelství – Informace k pravidlům fakturace — https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-seznam-dani/2013_Informace_GFR_k_fakturaci.PDF
- Finanční správa ČR – Daňové doklady — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/informace-stanoviska-a-sdeleni/danove-doklady
- https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-prispevky-kv-kdp/zapis26_10_2005.pdf
- https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/informace-stanoviska-a-sdeleni/ruzne/2013/novela-zakona-o-dph-2013
- https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/informace-stanoviska-a-sdeleni/narok-na-odpocet-dph/sdeleni-fscr-k-okamziku-uplat-narok-odp-dane
- https://financnisprava.gov.cz/cs/financni-sprava/media-a-verejnost/tiskove-zpravy-gfr/tiskove-zpravy-2026/danove-novinky-pro-rok-2026
- https://financnisprava.gov.cz/cs/financni-sprava/novinky/novinky-2026/nejcastejsi-otazky-k-eet-2-0
- https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/informace-stanoviska-a-sdeleni/narok-na-odpocet-dph
- https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/vraceni-dph/zmena-pozadavku-nizozemska-na
- https://financnisprava.gov.cz/cs/financni-sprava/media-a-verejnost/tiskove-zpravy-gfr/tiskove-zpravy-2026/snemovna-schvalila-eet-2-0
- Finanční správa ČR – Časté dotazy ke kontrolnímu hlášení DPH — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/kontrolni-hlaseni-dph/caste-dotazy-a-odpovedi
- https://financnisprava.gov.cz/cs/mezinarodni-spoluprace/mezinarodni-spoluprace-a-dph/one-stop-shop-oss/rezim-eu/evidence
- https://financnisprava.gov.cz/cs/financni-sprava/media-a-verejnost/rozsudky-nejvyssiho-spravniho-soudu/dan-z-pridane-hodnoty
- Obecné informace | Účetnictví | Daň z příjmů | Daně | Daně | Finanční správa — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/ucetnictvi/obecne-informace?utm_source=openai
- Daňové doklady | Informace, metodika, stanoviska | Daň z přidané hodnoty | Daně | Daně | Finanční správa — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/informace-stanoviska-a-sdeleni/danove-doklady?utm_source=openai
- 1.1.2 Zákon o DPH — https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-seznam-dani/2013_Informace_GFR_k_fakturaci.PDF?utm_source=openai
Gabriel Čatár
Zajímají mě věci, se kterými se setkáváme každý den, ale často nevíme, jak vlastně fungují. Od technologií a financí přes praktické návody až po zajímavosti ze světa. Na Offpitchi se věnuji tématům, u kterých stojí za to jít trochu více do hloubky, ověřit si fakta a vysvětlit je jednoduchým způsobem. Mým cílem je, aby si čtenář z každého článku odnesl něco užitečného.
