Daňová evidence je jednodušší než účetnictví, ale rozhodně nejde jen o seznam vydaných faktur. OSVČ a další fyzické osoby musí zachytit údaje potřebné ke správnému výpočtu daně, doložit své výdaje a na konci roku ověřit stav majetku, pohledávek i dluhů.
Daňovou evidenci podle § 7b zákona o daních z příjmů vedou především fyzické osoby s příjmy ze samostatné činnosti, které uplatňují skutečné výdaje a neúčtují. Evidence zahrnuje příjmy a výdaje v potřebném členění a údaje o majetku a dluzích. Při výdajovém paušálu, paušální dani nebo příjmech z nájmu se rozsah záznamů liší.
Co je daňová evidence
Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně a daně z příjmů fyzické osoby. Je upravena v § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.
Na rozdíl od účetnictví nesleduje hospodářský výsledek podle účetních pravidel a její vedení samo o sobě z podnikatele nedělá účetní jednotku. Nevede se v ní podvojné účtování a nevzniká kvůli ní povinnost sestavovat účetní závěrku.
Zjednodušení však neznamená, že lze rezignovat na doklady. Každý zaevidovaný daňový výdaj musí být prokazatelný a musí splňovat podmínky zákona o daních z příjmů.
Kdo může daňovou evidenci vést
Daňová evidence se týká fyzických osob s příjmy ze samostatné činnosti podle § 7 zákona o daních z příjmů. Patřit mezi ně mohou například:
- živnostníci,
- zemědělští podnikatelé,
- lékaři, advokáti, daňoví poradci a další osoby vykonávající nezávislé povolání,
- autoři a výkonní umělci,
- znalci, tlumočníci a další osoby s příjmy ze samostatné činnosti.
Podmínkou je, že poplatník uplatňuje skutečné, prokazatelně vynaložené výdaje a současně nevede účetnictví. Daňovou evidenci nelze používat tam, kde fyzické osobě vznikla zákonná povinnost účtovat nebo kde se rozhodla vést účetnictví dobrovolně.
Obrat ani počet dokladů samy o sobě neurčují, zda bude daňová evidence vhodná. U podnikatele se zaměstnanci, rozsáhlými zásobami, úvěry nebo větším množstvím majetku však může být účetní či specializovaný evidenční program praktičtější než jednoduchá tabulka.
Co musí daňová evidence obsahovat
Zákon vyžaduje údaje o:
- příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně,
- majetku,
- dluzích.
Z evidence musí být možné zjistit nejen celkové částky, ale také to, zda konkrétní položka ovlivňuje základ daně. Podnikatel proto musí oddělit například zdanitelné a nezdanitelné příjmy, daňové a nedaňové výdaje nebo podnikatelské a soukromé platby.
Evidence příjmů
Příjmy je vhodné zaznamenávat chronologicky podle okamžiku jejich přijetí. U každé položky by mělo být dohledatelné alespoň:
- datum přijetí platby,
- částka a měna,
- identifikace zákazníka nebo plátce,
- číslo faktury či jiného dokladu,
- předmět plnění,
- způsob úhrady,
- daňové zařazení příjmu.
U daňové evidence zpravidla nestačí sledovat pouze vystavené faktury. Neuhrazená faktura je pohledávkou, zatímco přijatá platba představuje příjem. Rozdíl je důležitý zejména na přelomu kalendářního roku.
Do evidence je nutné zahrnout také platby přijaté v hotovosti, přes platební brány, tržiště nebo na zahraniční účet. Samotný výpis z jednoho bankovního účtu proto nemusí zachytit všechny podnikatelské příjmy.
Evidence výdajů
Daňovým výdajem může být pouze výdaj vynaložený na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, pokud jej zákon nevylučuje. Každý výdaj by měl být spojen s konkrétním dokladem a srozumitelným popisem.
Praktický záznam může obsahovat:
- datum úhrady,
- číslo dokladu,
- dodavatele,
- stručný popis nákupu,
- zaplacenou částku,
- způsob úhrady,
- údaj, zda jde o daňový, nedaňový nebo částečně daňový výdaj.
Faktura vystavená na IČO automaticky neprokazuje daňovou uznatelnost. Rozhodující je skutečný vztah nákupu k podnikání. Pokuty, osobní spotřeba nebo jiné zákonem vyloučené položky se daňovými výdaji nestanou ani tehdy, když byly zaplaceny z podnikatelského účtu.
Majetek, zásoby, pohledávky a dluhy
Evidence majetku je důležitá zejména u věcí, které se používají déle než jedno zdaňovací období. U odpisovaného majetku je potřeba evidovat například datum a způsob pořízení, vstupní cenu, datum uvedení do užívání, způsob odpisování, provedené odpisy a případné technické zhodnocení nebo vyřazení.
Samostatně je vhodné sledovat:
- zásoby zboží, materiálu a výrobků,
- pohledávky, tedy dosud neuhrazené částky od odběratelů,
- dluhy vůči dodavatelům a dalším osobám,
- peněžní prostředky související s podnikáním,
- další majetek zahrnutý do obchodního majetku.
K poslednímu dni zdaňovacího období musí poplatník zjistit skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů. O výsledku se provede zápis a případné rozdíly je nutné daňově vypořádat.
Jak řešit majetek používaný také soukromě
Pokud podnikatel používá automobil, telefon, počítač nebo nemovitost současně pro podnikání i osobní potřebu, zpravidla nelze bez dalšího uplatnit celý související výdaj.
Je nutné určit a doložit přiměřený podnikatelský poměr. Ten se může odvozovat například od počtu pracovních jízd, rozsahu podnikatelského využití prostoru nebo jiného prokazatelného kritéria. Stejným způsobem je třeba posuzovat provozní výdaje i případné daňové odpisy.
Zvolený postup by měl být věcně obhajitelný a používaný soustavně. Pouhý odhad bez podkladů může být při daňové kontrole problematický.
Výdajový paušál není daňová evidence
Výdaje stanovené procentem z příjmů, běžně označované jako výdajový paušál, představují jiný způsob uplatnění nákladů. Poplatník nedokládá jednotlivé provozní výdaje, protože jejich výši stanoví procentem z příjmů podle druhu činnosti a v rámci zákonného maxima.
Ani při výdajovém paušálu však nelze přestat vést záznamy. Fyzická osoba musí evidovat zejména:
- příjmy ze samostatné činnosti,
- pohledávky vzniklé v souvislosti se samostatnou činností.
Záznamy musí umožnit prokázat celkovou výši příjmů i správnou paušální sazbu. To je podstatné u podnikatele, který má několik činností podléhajících různým procentům výdajů.
Výdajový paušál v sobě obecně zahrnuje výdaje související s činností. Vedle něj proto nelze libovolně přidávat skutečné náklady na techniku, dopravu, kancelář nebo telefon. Zvláštní režim má zaplacené pojistné, jehož daňové zacházení stanoví zákon.
Pozor na rozdíl mezi výdajovým paušálem a paušální daní
Výdajový paušál je pouze způsob výpočtu výdajů v daňovém přiznání. Paušální režim neboli paušální daň je zvláštní režim, ve kterém OSVČ za splnění podmínek odvádí jednu měsíční platbu zahrnující daň z příjmů a pojistné.
Také poplatník v paušálním režimu by měl vést průkazné záznamy o příjmech. Potřebuje jimi doložit, že splnil příjmové podmínky svého pásma, případně jaký podíl příjmů pocházel z činností s konkrétní sazbou výdajového paušálu.
Evidence je důležitá i proto, že během roku může nastat situace, kdy daň nebude rovna paušální dani a OSVČ bude muset podat běžné daňové přiznání a přehledy pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu.
Jaká pravidla platí pro příjmy z nájmu
U příjmů z nájmu podle § 9 zákona o daních z příjmů se technicky nevede daňová evidence podle § 7b určená pro samostatnou činnost. Pronajímatel však musí vést odpovídající záznamy podle zvoleného způsobu uplatnění výdajů.
Při skutečných výdajích zaznamenává příjmy a související výdaje v časovém sledu a podle situace také odpisovaný majetek, pohledávky, dluhy nebo tvorbu a čerpání zákonných rezerv.
Při procentních výdajích musí být schopen prokázat příjmy z nájmu a evidovat související pohledávky. Pronajímatel by měl rovněž oddělit vratnou jistotu od skutečného příjmu a rozlišovat nájemné od plateb za služby.
Lze vést daňovou evidenci v Excelu
Zákon nepředepisuje jednotný formulář ani konkrétní program. Daňovou evidenci lze vést v tabulkovém procesoru, specializované aplikaci nebo jiným přehledným způsobem.
Zvolený systém musí především:
- obsahovat všechny povinné údaje,
- navazovat na faktury, smlouvy, bankovní výpisy a další doklady,
- umožnit oddělení daňových a nedaňových položek,
- zachovat historii oprav,
- umožnit roční kontrolu pohledávek, dluhů, zásob a majetku.
U elektronických dokladů je důležité zajistit jejich čitelnost a spolehlivé zálohování. Praktické je ukládat soubory podle jednotlivých roků a čísel dokladů a udržovat alespoň jednu zálohu mimo zařízení, na kterém se evidence běžně zpracovává.
Jak dlouho uchovávat evidenci a doklady
Daňovou evidenci je nutné uchovávat po dobu, po kterou ještě neuplynula lhůta pro stanovení daně. Základní lhůta je tříletá, nepočítá se však jednoduše od data vystavení dokladu a za určitých okolností se může prodloužit nebo začít běžet znovu.
Není proto bezpečné automaticky mazat podklady po třech letech. Delší dobu mohou být potřebné zejména doklady související s:
- pořízením a odpisováním majetku,
- daňovou ztrátou,
- probíhající kontrolou nebo dodatečným daňovým přiznáním,
- DPH a dalšími daňovými povinnostmi,
- pracovněprávní nebo pojistnou agendou.
Před zrušením účtu ve fakturační či evidenční aplikaci je vhodné exportovat nejen faktury, ale také seznam úhrad, pohledávek, dobropisů a evidovaného majetku.
Změna způsobu uplatňování výdajů vyžaduje úpravy
Přechod mezi skutečnými výdaji, výdajovým paušálem a účetnictvím může vyvolat povinnost upravit základ daně. Význam mají především neuhrazené pohledávky a dluhy, zásoby a vytvořené rezervy.
Změnu proto není vhodné provést pouze přepnutím volby v daňovém přiznání. V některých případech může být nutné upravit základ daně za předchozí období nebo podat dodatečné daňové přiznání. Přechod je vhodné předem propočítat s daňovým poradcem, zejména pokud má podnikatel větší zásoby, dlouhodobý majetek nebo více neuhrazených faktur.
Nejčastější chyby v daňové evidenci
- Evidování vystavených faktur bez kontroly skutečně přijatých plateb.
- Opomenutí příjmů přijatých v hotovosti, přes platební bránu nebo na zahraniční účet.
- Zařazení soukromých nákupů do daňových výdajů jen proto, že je na dokladu uvedeno IČO.
- Uplatnění celé částky u majetku používaného také soukromě.
- Chybějící evidence neuhrazených pohledávek a dluhů.
- Neprovedení kontroly zásob a majetku na konci roku.
- Zaměňování výdajového paušálu za paušální daň.
- Vymazání elektronických dokladů nebo ukončení předplatného aplikace bez exportu dat.
Nejspolehlivější je zpracovávat doklady průběžně, pravidelně porovnávat evidenci s bankovními výpisy a před podáním přiznání zkontrolovat pohledávky, dluhy, zásoby i majetek. U neobvyklých transakcí nebo při změně režimu je bezpečnější odborné posouzení než zpětné opravování několika zdaňovacích období.
Zdroje
- Finanční správa ČR – Obecné informace k paušální dani — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/pausalni-dan/obecne-informace
- Finanční správa ČR – Podnikatel (OSVČ) — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/fyzicke-osoby/podnikatel-osvc
- Finanční správa ČR – Aktuálně k dani z příjmů fyzických osob za zdaňovací období 2025 — https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/dotazy-a-odpovedi/dan-z-prijmu-fyzickych-osob/aktualne-k-dani-z-prijmu-fyzickych-osob-2025
- Finanční správa ČR – Paušální daň 2026: novinky, termíny a doporučení pro OSVČ — https://financnisprava.gov.cz/cs/financni-sprava/media-a-verejnost/tiskove-zpravy-gfr/tiskove-zpravy-2025/pausalni-dan-2026-novinky-terminy
- https://financnisprava.gov.cz/cs/financni-sprava/novinky/novinky-2026/sdeleni-fs-vykaz-osvob-prijmu
- https://financnisprava.gov.cz/cs/financni-sprava/novinky/novinky-2026/zruseni-povinnosti-organu-verejne-moci
- https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/fyzicke-osoby/ostatni
- https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2008-193
- https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/zamestnanci-zamestnavatele/obecne-informace
- https://financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane/dan-z-prijmu/pravnicke-osoby/obecne-informace
- https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-90
- https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1990-389
- https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/Informace_GFR_k_danovemu_posouzeni_povinnosti_poskytovatelu_.pdf
- Zákony pro lidi – zákon o daních z příjmů, ustanovení o daňové evidenci — https://www.zakonyprolidi.cz/media2/file/2406/File67666.pdf?attachment-filename=7892809-2024-05-31-zneni-se-zmenami-7893531.pdf
- https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-zakony/Pokyn_GFR_D-22.pdf
- https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-seznam-dani/2017_DPH_Info-k-danovemu-posouzeni-povinnosti-poskytovatelu-prepravnich-sluzeb-UBER.pdf
- https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/dt-databaze-aktualnich-danovych-tiskopis/5404-1_26.pdf
- https://financnisprava.gov.cz/assets/cs/prilohy/d-placeni-dani/2017-10-11_Info_k_danovemu_posouzeni_povinnosti_poskytovatelu_ubytovacich_sluzeb.pdf
Gabriel Čatár
Zajímají mě věci, se kterými se setkáváme každý den, ale často nevíme, jak vlastně fungují. Od technologií a financí přes praktické návody až po zajímavosti ze světa. Na Offpitchi se věnuji tématům, u kterých stojí za to jít trochu více do hloubky, ověřit si fakta a vysvětlit je jednoduchým způsobem. Mým cílem je, aby si čtenář z každého článku odnesl něco užitečného.
